ფიზიკური და იურიდიული პირების საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში გამოიყენება რუსეთის ფედერაციის ტერიტორიაზე დამტკიცებული დოკუმენტების კლასიფიკაციის სისტემა. ქაღალდების შედგენა, შენახვა, მიმოქცევა და გამოყენება ხორციელდება ისეთი დისციპლინით, როგორიცაა საოფისე სამუშაო. ამ სტატიაში ჩვენ შევისწავლით მის ყველა ასპექტს. განვიხილოთ დოკუმენტების კონცეფცია და კლასიფიკაცია, მათი ფუნქციონირება და საკითხის სხვა ასპექტები.
საოფისე სამუშაოები: ზოგადი დებულებები
დასაწყისისთვის, უნდა აღინიშნოს, რომ დოკუმენტაციის მხარდაჭერა არის საქმიანობის განსაკუთრებული სფერო, რომელიც მოიცავს ქაღალდების დიზაინს, ფორმირებას, შენახვას და დამუშავებას. ეს არის იმაზე, თუ როგორ გამოიყურება დოკუმენტი და მასში არსებული ინფორმაცია, როგორ ხორციელდება მასთან მუშაობის ორგანიზება, დიდწილად დამოკიდებულია ამა თუ იმ მენეჯმენტის გადაწყვეტილების მიღების დროულობასა და სისწორეზე, რაც გარკვეულწილად მნიშვნელოვანია. ნაშრომები ითვალისწინებს და ასახავს საწარმოების, კომპანიების, ფირმების საქმიანობას. ამასთან დაკავშირებითჩანაწერების წარმოება კანონის დადგენილებას ემსახურება. აუდიტის პროცესში, უპირველეს ყოვლისა, გადახედვას ექვემდებარება ის დოკუმენტები, რომლებიც აფიქსირებს კომპანიის საქმიანობას.
საკანონმდებლო ბაზა
დოკუმენტების ტიპებისა და მათი კლასიფიკაციის გაანალიზებამდე, სასურველია გაეცნოთ საკანონმდებლო ბაზას. ამრიგად, ფედერალური კანონი, რომელიც არეგულირებს ინფორმაციას და მის დაცვას, ადგენს ინფორმაციის დოკუმენტირების ვალდებულებას და განსაზღვრავს უამრავ ძირითად პარამეტრს. დასახელებული ნორმატიული აქტი ასევე მიზნად ისახავს ინფორმაციული ტექნოლოგიების განვითარებასა და შემდგომ გამოყენებაში წარმოშობილი ურთიერთობების დარეგულირებას. აღსანიშნავია, რომ სავალდებულო დოკუმენტაცია დადგენილია სხვა კანონებით. კერძოდ, რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსი განსაზღვრავს საქმიანობის სამართლებრივ ჩარჩოს და საოფისე მუშაობის შესაბამის პროცედურას. რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსი ადგენს სტანდარტულ საგადასახადო დოკუმენტებს, რომლებიც ასევე წარმოადგენს დოკუმენტების ერთ-ერთ კლასიფიკაციას. მათი მეშვეობით გათვალისწინებულია ფიზიკური პირებისა და ორგანიზაციების კომერციული მუშაობის აღრიცხვა, ასევე სახელმწიფო ბიუჯეტში გადასახადების გადასახადებისა და მოსაკრებლების გამოქვითვების დროულობა.
ამის გარდა, მოქმედი კანონი განსაზღვრავს ნაშრომების ნიმუშებს. ამრიგად, რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსი ითვალისწინებს მოთხოვნებს შემადგენელი ხელშეკრულებების, ხელშეკრულებების, წესდების და ა.შ. რეგულაციები ადგენს იმ დოკუმენტების ფორმებს, რომლებიც უნდა გაიგზავნოს დღეს გამოყენებული სხვადასხვა მეთოდით.
RF დოკუმენტების კლასიფიკაცია
აღსანიშნავია, რომ რუსეთის ფედერაციის საოფისე მუშაობის ადმინისტრაციული სისტემა მოიცავს მრავალ დონის კლასიფიკაციას. მიზანშეწონილია მისი უფრო დეტალურად განხილვა. დოკუმენტების ძირითადი კლასიფიკაცია ითვალისწინებს შემდეგი კომპონენტების არსებობას:
- ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული ნაშრომები. მიზანშეწონილია აქ შეიტანოთ გადაწყვეტილებები, ოქმები, ინსტრუქციები, წესდება, ბრძანებები, დებულებები.
- საცნობარო და საინფორმაციო ნაშრომები, რომლებიც შედის ზოგადი ხასიათის დოკუმენტების კლასიფიკაციაში. საუბარია მოწმობებზე, მემორანდუმებზე, აქტებზე, დეპეშებზე, წერილებზე და ასე შემდეგ.
- პერსონალის მიხედვით. მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ დოკუმენტების ეს კლასიფიკაცია მოიცავს განცხადებებს, სამუშაო წიგნებს, მახასიათებლებს, კონტრაქტებს, ბრძანებებს და ა.შ.
ჩვეულებრივია გამოვყოთ დოკუმენტების ისეთი ფორმები, როგორიცაა ინდივიდუალური, შაბლონი და სტანდარტული. წარმოდგენილი ნიმუშები ადგენს დოკუმენტების კლასიფიკაციას დანიშნულების მიხედვით.
სხვა ტიპის დოკუმენტები
ღირს იმის ცოდნა, რომ დოკუმენტები შეიძლება იყოს მარტივი ან რთული შინაარსით. სააღრიცხვო დოკუმენტების კლასიფიკაცია მიღების ადგილზე გულისხმობს გარე და შიდა დოკუმენტების არსებობას. წარმოშობიდან გამომდინარე, განასხვავებენ პირად და ოფიციალურ დოკუმენტებს. შენახვის ვადის მიხედვით, ჩვეულებრივია ფასიანი ქაღალდების კლასიფიკაცია მუდმივებად, ასევე 10 წელზე მეტი ან ნაკლები. საჯაროობის ნიშნის შესაბამისად, მიღებულია მარეგულირებელი დოკუმენტების სპეციალური კლასიფიკაცია, რომელიც გულისხმობს საიდუმლო და არასაიდუმლო დოკუმენტების არსებობას. უნდა დავამატოთ, რომ პირველ ჯგუფში შედის კონფიდენციალური და მთლიანადსაიდუმლო დოკუმენტები. ჩაწერის მეთოდის მიხედვით, ჩვეულებრივ ხდება ხმოვანი, ხელნაწერი, ელექტრონული, გრაფიკული, ფოტოგრაფიული და კინო მასალების და ა.შ. ბოლო დაჯგუფებას ასევე უწოდებენ დოკუმენტების კლასიფიკაციას მახასიათებლების მიხედვით.
გადაუდებელი და არასასწრაფო დოკუმენტები
ფასიანი ქაღალდები შეიძლება დაიყოს გადაუდებელ და არასასწრაფოდ. ეტაპების მიხედვით, ჩვეულებრივ უნდა განვასხვავოთ ნახაზები, ამონაწერები, ორიგინალები (სხვა სიტყვებით, ორიგინალები), ასევე ასლები. ცალკე კატეგორიაში შედის სახელმწიფო ხასიათის დოკუმენტები. მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად, უფლებამოსილი სტრუქტურები გასცემენ ინსტრუქციებს, ბრძანებებს, მითითებებს, ბრძანებებს, დადგენილებებს, დადგენილებებსა და გადაწყვეტილებებს.
პირველადი დოკუმენტაცია
მიზანშეწონილია განიხილოს პირველადი დოკუმენტების საკმაოდ მოცულობითი კატეგორია ცალკე. ეს მოიცავს ნაშრომებს კვლევის, განვითარების, დაკვირვებისა და სხვა სოციალური აქტივობების პროცესში მოპოვებული ძირითადი ინფორმაცია. აღსანიშნავია, რომ ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში პირველადი დოკუმენტაცია ყალიბდება ეკონომიკური მნიშვნელობის ოპერაციების განხორციელებისას. იგი მოქმედებს როგორც მტკიცებულება ან მტკიცებულება გარკვეული ფაქტების შესახებ, რომლებიც უკვე რეალიზებულია. წყაროს დოკუმენტების ჯგუფში შედის, მაგალითად, სერთიფიკატები, აქტები, ინვოისები, ორდერები და ა.შ. მათი უმეტესობისთვის დამტკიცებულია სპეციალური ერთიანი ფორმები. მაგალითად, დღემდე შეიქმნა საბუთების სპეციალური ფორმები სავაჭრო ოპერაციების, ძირითადი საშუალებების, ფულადი ანგარიშსწორებისა და შრომის აღრიცხვისთვის.
დოკუმენტის დეტალები
თუ არ არსებობს კონკრეტული ნაშრომის ერთიანი ფორმა, კომპანიაში ყალიბდება შიდა ფორმა. მიუხედავად ამისა, ნებისმიერ შემთხვევაში, აქ გარკვეული დეტალები უნდა იყოს წარმოდგენილი:
- დოკუმენტის სახელი.
- შედგენის თარიღი.
- ორგანიზაციის სახელი.
- ოპერაციის არსი ეკონომიკური მნიშვნელობისაა.
- საზომი მოწყობილობები.
- თანამშრომელთა სია, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან.
- ავტორიზებული თანამშრომლების პირადი ხელმოწერები.
შიდა საოფისე სამუშაო
სტრუქტურის ხელმძღვანელობის მითითებების შესაბამისად და დამოუკიდებელი დეპარტამენტების ხელმძღვანელების ინიციატივით, აქტუალურია სხვადასხვა დებულებების შემუშავება. ნაშრომების ეს დაჯგუფება მოიცავს სტანდარტულ და ინდივიდუალურ აქტებს. აღსანიშნავია, რომ ამ უკანასკნელის შინაარსი, პირველ რიგში, ეხება მენეჯმენტის ერთეულებს, განყოფილებებს, სახელოსნოებს, რომლებიც კომპანიის ორგანიზაციული სტრუქტურის ნაწილია. ტიპიური დოკუმენტაცია, როგორც წესი, ეხება ძირითადი წარმოების სახელოსნოებს.
აუცილებელია იცოდეთ, რომ დებულების პროექტს აყალიბებს კონტრაქტორი, რის შემდეგაც ის თანხმდება კომპანიის იურიდიულ დეპარტამენტთან. წინააღმდეგობების ან კომენტარების გაჩენის შემთხვევაში, ისინი მითითებულია ცალკეულ ფურცელზე ან არსებულის მეორე ეგზემპლარზე. საწარმოში ადმინისტრაციული ხასიათის ძირითადი აქტი არის დირექტორის ბრძანება. ამ დოკუმენტის დახმარებით შეიძლება შედგეს სტრუქტურის საქმიანობის პროცედურა, გადაწყვეტილებები და ინსტრუქციები, სხვადასხვა სახის ღონისძიებები, სამუშაოს შედეგები თუ აუდიტის შედეგები.
მოხსენება, განმარტებითი და მომსახურების შენიშვნა
მემორანდუმი არის დოკუმენტი, რომელშიც მითითებულია კონკრეტული ფაქტი ან საკითხი, დასკვნა ან წინადადება. ღირს იმის ცოდნა, რომ ის შეიძლება გაიგზავნოს ორგანიზაციის ხელმძღვანელობას ან უფრო მაღალ სტრუქტურას. მემორანდუმი უნდა გვესმოდეს, როგორც წერილის ტიპი, კომპანიის შიდა ტიპის მიმოწერის ერთ-ერთი ფორმა. როგორც წესი, იგი იგზავნება სტრუქტურული განყოფილებებიდან კომპანიის აბსოლუტურად ნებისმიერ ადრესატამდე. გამონაკლისი აქ არის პირდაპირი მითითება. გასათვალისწინებელია, რომ მემორანდუმის გაგზავნა შესაძლებელია კომპანიის კონკრეტული ოფიციალური პირის მიერაც. დასახელებული დოკუმენტი შეიძლება განისაზღვროს, როგორც ინფორმაციული, პროაქტიული ან საანგარიშო.
განმარტებითი ჩანაწერი უნდა ჩაითვალოს ნაშრომად, რომელიც ემსახურება ძირითადი აქტის (პროგრამა, მოხსენება, გეგმა) ცალკეული დებულებების შინაარსის განმარტებას. გარდა ამისა, მას შეუძლია ახსნას ხელმძღვანელობის მითითებების შეუსრულებლობის ან დისციპლინის დარღვევის მიზეზები.
ინსტრუქცია
ინსტრუქციები ამჟამად კლასიფიცირებულია ორ ჯგუფად. დოკუმენტები, რომლებიც შედის პირველ კატეგორიაში, არეგულირებს საწარმოში კონკრეტული პროცესის განხორციელების პროცედურას, რომელშიც მონაწილეობას იღებენ თანამდებობის პირები, განყოფილებები და ა.შ. აღსანიშნავია, რომ სწორედ სამუშაოს აღწერილობები (მეორე ჯგუფი) განსაზღვრავს კონკრეტული თანამშრომლების უფლებებს, მოვალეობებს, მოვალეობებს და ფუნქციონირებას. ეს ნაშრომები შეიძლება ემსახურებოდეს იმ პროცედურის ახსნას, რომლის მიხედვითაც უნდა შესრულდეს ბრძანებებისა და კანონების ინსტრუქციები (განკარგულებები, ბრძანებები და ა.შ.). ამას უნდა დაემატოს სამუშაოს აღწერილობებიშეიძლება იყოს ფიქსირებული ან მუდმივი. თუმცა, მუდმივი ფასიანი ქაღალდები მაინც განიხილება და განიხილება ყოველ 3-5 წელიწადში ერთხელ.
დასკვნა
მაშ ასე, განვიხილეთ კონცეფცია, ფასიანი ქაღალდების ძირითადი კლასიფიკაცია და თემის სხვა ასპექტები. დასასრულს, უნდა აღინიშნოს, რომ დღეს საოფისე მუშაობა რუსეთის ფედერაციის ტერიტორიაზე საკმაოდ განვითარებული კატეგორიაა. ადამიანის ცხოვრების ამჟამინდელ ეტაპზე ეს საქმიანობა მოიცავს საჭირო დოკუმენტების კომპეტენტური და დროული ფორმირების უზრუნველყოფას, აგრეთვე აქტებთან მუშაობის ორგანიზებას (კერძოდ, მიღება, გადაცემა, დამუშავება, მომზადება, კონტროლი, შენახვა, რეგისტრაცია, სისტემატიზაცია, მომზადება. დაარქივება და განადგურება). საოფისე ტექნოლოგიების რეგულირება მთელი რიგი სფეროების შესაბამისად ხორციელდება. მიზანშეწონილია მოიცავდეს სტანდარტიზაციას, საკანონმდებლო რეგულირებას, ასევე ეროვნული მნიშვნელობის სამართლებრივი და მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური აქტების ფორმირებას.
ასეა თუ ისე, ორგანიზაცია და შემდგომი ჩანაწერების წარმოება მოითხოვს სპეციალური უნარებისა და პროფესიული ცოდნის სავალდებულო არსებობას. ასე რომ, კომპანიებში ამ სამუშაოს განსახორციელებლად იქმნება შესაბამისი განყოფილებები თუ სერვისები. აღსანიშნავია, რომ მცირე ფირმებში მდივნები დაკავებულნი არიან საოფისე სამუშაოებით, ხოლო ხელმძღვანელის მიერ უფლებამოსილი თანამშრომლები პასუხისმგებელნი არიან საწარმოს დოკუმენტაციის მდგომარეობაზე. ნებისმიერ შემთხვევაში, დოკუმენტების თითოეულ დაჯგუფებას თავისი ადგილი უნდა ჰქონდეს. ჩვეულებრივ, ისინი ინახება სპეციალურ ცეცხლგამძლე კარადებში. დადა ბოლოს, თანამშრომლებს შეიძლება დაექვემდებარონ დისციპლინური პასუხისმგებლობა არასათანადო ჩანაწერების შენახვისთვის. ეს უნდა გვახსოვდეს ცოდნის პრაქტიკაში გამოყენებისას.
