სტატიაში მოცემულია ისეთი ცნებების ახსნა, როგორიცაა შემომავალი და გამავალი დოკუმენტაცია, დოკუმენტის ნაკადი და მისი სტრუქტურა, დოკუმენტის ნაკადი, მისი რეჟიმი და ციკლურობა, შიდა და გარე დოკუმენტაცია. მოყვანილია საოფისე მუშაობის დროს მიმდინარე საქმეებში და არქივებში საჭირო ინფორმაციის ხაზგასმისა და მისი შენახვის გზები.
დოკუმენტების ნაკადების სახეები
ინფორმაციის ამ ეპოქაში წარმოუდგენელია წარმოების, მოხმარების, რეგულირების ან განაწილების ნებისმიერი სტრუქტურის ფუნქციონირება დოკუმენტაციის გარეშე. დღევანდელ საინფორმაციო ქაღალდსა და ელექტრონულ ბუმში დოკუმენტაციასთან მუშაობა სულ უფრო რთული ხდება. იცვლება ინფორმაციის მატარებლები, იცვლება ადამიანები, რომლებიც მას ამუშავებენ, იცვლება ინფორმაციის გამოყენების სამართლებრივი ველი. დოკუმენტის ნაკადის კონცეფცია და სტრუქტურა ასევე ექვემდებარება ცვლილებას.
დოკუმენტი, როგორც დოკუმენტის ნაკადის ერთეული
დოკუმენტი არის ინფორმაცია, რომელიც ჩაწერილია ნებისმიერი მატერიალური ობიექტის სახით. დოკუმენტი შეიძლება იყოს ფოტო, ვიდეო, აუდიო ჩანაწერი, რომ აღარაფერი ვთქვათქაღალდის მედია და ფაილები. მაგრამ დოკუმენტი ხდება დოკუმენტი მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მას აქვს მთელი რიგი აუცილებელი მოთხოვნები. ამ მოთხოვნებს დეტალები ეწოდება და წარმოადგენს კანონით ან რეგლამენტით დადგენილი სავალდებულო მახასიათებლებს გარკვეული ტიპის დოკუმენტებისთვის. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების რეგისტრაციისთვის, მაგალითად, არსებობს GOST R 7.0.97-2016. ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი დეტალი არის დოკუმენტის თარიღი (ზოგჯერ დროც კი).
რა არის დოკუმენტის ნაკადი
დოკუმენტის ნაკადი არის დოკუმენტების მოძრაობა ინფორმაციის შექმნის წერტილებს, ინფორმაციის დამუშავების წერტილებს, ინფორმაციის შენახვის წერტილებსა და ინფორმაციის უშუალო მომხმარებლებს შორის. დოკუმენტების ნაკადები ძალიან განსხვავდება დოკუმენტების ტიპისა და შინაარსის, რეჟიმისა და ციკლურობის, მოძრაობის მეთოდების და ა.შ.
ორგანიზაციაში დოკუმენტების ნაკადები (იგულისხმება საწარმოებიც) მიმართულების მიხედვით იყოფა შემომავალ და გამავალზე. თითოეული ტიპის ნაკადი უნდა იყოს გამოყოფილი ერთმანეთისგან, რათა თავიდან იქნას აცილებული შეცდომები და დაბნეულობა დოკუმენტებთან მუშაობისას.
შემომავალი დოკუმენტების ნაკადი შედგება იმ დოკუმენტებისგან, რომლებიც ორგანიზაციაში მოდის ფოსტით, ელექტრონული ფოსტით, მიზანმიმართულად (კურიერებით). შესასვლელში არსებული დოკუმენტები უნდა იყოს დალაგებული, არასაჭირო - ამოღებული ნაგავში. საჭირო ან შესაძლოა საჭირო დოკუმენტები უნდა ჩაიწეროს ჟურნალებში (ქაღალდის ან ელექტრონული) მიღების თარიღის, დოკუმენტის დასახელებისა და მისი დეტალების (დოკუმენტის თარიღი, გამგზავნის დასახელება და ა.შ.) მითითებით, ორგანიზაციული ერთეული, რომელშიც დოკუმენტი გაიგზავნა.
გამავალი დოკუმენტის ნაკადი შედგება შექმნილი დოკუმენტებისგან დაგაცემული ან დამუშავებული ორგანიზაციის მიერ. ყველა გამავალ დოკუმენტს უნდა მიენიჭოს სერიული ნომერი, მოწმდება საჭირო დეტალების არსებობისა და მათი სისწორეზე, ისინი უნდა ჩაიწეროს ჟურნალებში თარიღის მითითებით (როგორც წესი, ეს არის დოკუმენტის ხელმოწერის თარიღი). გამავალი ნომერი და განყოფილების კოდი, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტი.
თუ შეუძლებელია დოკუმენტური ნაკადის დაუყონებლივ დამუშავება (მისი მკვეთრი ზრდა), საჭიროა გაიზარდოს თანამშრომლების რაოდენობა, რომლებიც ამუშავებენ დოკუმენტებს, რათა თავიდან იქნას აცილებული შეცდომები და დაგვიანებები, რაც ხშირად ძალიან ძვირი უჯდება ორგანიზაციას.
დოკუმენტების ნაკადის სახეები შეიძლება იყოს ძალიან განსხვავებული, ეს ყველაფერი დამოკიდებულია ორგანიზაციის საქმიანობის ტიპზე და მისი მუშაობის მეთოდებზე.
მსხვილი ორგანიზაციებისა და საწარმოებისთვის, სწორად სტრუქტურირებული დოკუმენტების ნაკადი ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც მასალების ან პროდუქტების ნაკადი. დოკუმენტების დიდი ნაკადისთვის, დოკუმენტური ტექნოლოგიური პროცესებიც კი შემუშავებულია და გამოიყენება.
გარე და შიდა დოკუმენტის ნაკადების კონცეფცია
ორგანიზაციაში შემომავალი და გამავალი ინფორმაციის გარდა, შიდა, ე.ი. ინფორმაცია შექმნილი და გამოყენებული მხოლოდ თავად ორგანიზაციის ფარგლებში. ამ ინფორმაციას შეიძლება ჰქონდეს საიდუმლოების გარკვეული ხარისხი და არ იყოს საჯაროდ ხელმისაწვდომი იმავე დეპარტამენტშიც კი. წერილების გაცვლა იმავე ორგანიზაციის განყოფილებებს შორის, როგორც წესი, არ მიიღება. დოკუმენტური კომუნიკაციისთვის გამოიყენება ე.წ. სამსახურებრივი ჩანაწერები (ანგარიშები, ახსნა-განმარტებები, ცნობები), რომელსაც ხელს აწერენ დეპარტამენტების ხელმძღვანელები. შეტყობინებების გარდაორგანიზაციები ახორციელებენ ბრძანებებს, ინსტრუქციებს, სერთიფიკატებს, ტექნიკურ დოკუმენტაციას და სხვა დოკუმენტაციას.
ამ მიზეზების გამო შიდა დოკუმენტური ნაკადი მკაფიოდ უნდა იყოს მოწესრიგებული, რათა საიდუმლო ინფორმაცია არ მოხვდეს საჯარო ადგილებში, თუნდაც ამონაწერების ან ნაწილების სახით. ამიტომ, შიდა ინფორმაცია არ არის გამიზნული ორგანიზაციის მიღმა და ზოგჯერ ერთი ერთეულის საზღვრებს მიღმა. ამ შემთხვევაში, ასეთი ინფორმაცია გადაეცემა განყოფილებიდან განყოფილებას მხოლოდ დეპარტამენტის უფროსის ნებართვით და აუცილებლად ჩაიწერება გადაცემის დროს (თუნდაც ორგანიზაციის არქივში) სპეციალურ ჟურნალებში, სადაც მითითებულია მიმღები და ადასტურებს მის უფლებამოსილებას მიიღოს (დოკუმენტებთან მუშაობის ნებართვა).
დოკუმენტის ნაკადის პარამეტრები
დოკუმენტის ნაკადი რთული სისტემაა, რომელიც ხასიათდება შემდეგი პარამეტრებით:
- შინაარსი (ან რა ფუნქციებს ასრულებს იგი);
- სტრუქტურა;
- რეჟიმი და ციკლურობა;
- მიმართულება;
- ტომი;
- სხვა.
კონტენტი ან ფუნქციონალობა
ეს დოკუმენტის ნაკადის პარამეტრი არის ორგანიზაციის მიერ გამოყენებული დოკუმენტების ჩამონათვალი და ამ დოკუმენტებში მოცემული ინფორმაციის შემადგენლობა. ეს მნიშვნელობა მუდმივია მცირე რაოდენობის ორგანიზაციებისთვის, რომელთა საქმიანობა ძალიან სპეციფიკური და მუდმივია დროთა განმავლობაში (ჩვეულებრივ, ეს არის სასამართლოები, არქივები, რეესტრები და სხვა არასაწარმოო ორგანიზაციები). ორგანიზაციების უმეტესობისთვის, განსაკუთრებით საწარმოო ორგანიზაციებისთვის, დოკუმენტის ნაკადი არის არასტაბილური მნიშვნელობა, რომელიც იცვლებადამოკიდებულია სხვადასხვა ცვლილებებზე: საქმიანობის სახეობაზე, პარტნიორებზე, ტექნოლოგიებზე, მასალებზე, კანონმდებლობაზე და წარმოების შეცვლისა და დროებითი ცვლილებების სხვა მოთხოვნები.
დოკუმენტის ნაკადის სტრუქტურა
სამუშაო ნაკადის კონცეფცია და სტრუქტურა შეიძლება აისახოს იმ მახასიათებლებით, რომლითაც მოცემულია დოკუმენტების კლასიფიკაცია და მათი ინდექსირება, ორგანიზაციის დოკუმენტების საცნობარო აპარატში ჩამოყალიბებულია მთელი ორიენტაციის სისტემა. როგორც წესი, ასეთი სტრუქტურა შეესაბამება დოკუმენტის ნაკადის ტიპსა და მიზანს.
რეჟიმი და ციკლები
ეს პარამეტრები განსაზღვრავს ცვლილებებს შემოსული ინფორმაციის დატვირთვაში დროთა განმავლობაში. ეს, მაგალითად, არის საგანმანათლებლო დაწესებულების აპლიკანტების პირად საქმეებთან მუშაობის მოცულობის მკვეთრი ზრდა მისაღები კამპანიის დროს ან სტუდენტების დოკუმენტებთან სესიებისა და დამთავრების დროს..
ასეთი ცვლილებები დაკავშირებულია ორგანიზაციის შიდა რიტმებთან და, როგორც წესი, საკმაოდ პროგნოზირებადი და დაგეგმილი.
ცვლილებები დოკუმენტის ნაკადის მიმართულებაში
ეს ცვლილებები დაკავშირებულია ინფორმაციის დამუშავების განყოფილების მუშაობის შინაარსთან. ეს არის განსხვავებები დოკუმენტების რეგისტრაციის, დოკუმენტების შესრულების ვადების მონიტორინგის, მათი გაცნობის და, განსაკუთრებით, სხვადასხვა დოკუმენტების დამტკიცებისა და კოორდინაციის გზებში. დოკუმენტების ნაკადის მიმართულების ცვლილებებზე ასევე გავლენას მოახდენს შიდა ცვლილებები ორგანიზაციების სტრუქტურასა და მიმართულებებში.
დოკუმენტის ნაკადის მოცულობა
დოკუმენტის ნაკადის მოცულობა არის თანხადოკუმენტები (როგორც ორიგინალები, ასევე ასლები), რომლებიც შეიძლება გამოიხატოს როგორც თავად დოკუმენტების რაოდენობით, ასევე ფურცლების, სიმბოლოების, შემსრულებლებისა და იმ პირების რაოდენობით, რომლებთანაც შეთანხმებულია დოკუმენტი. მაგალითად, პარტნიორი ორგანიზაციების რაოდენობა, რომლებთანაც უნდა შეათანხმოთ კონტრაქტი, ან რომლებთანაც უნდა მოაწეროთ ხელი.
ორგანიზაციის სამუშაო პროცესი მოიცავს დოკუმენტების მთლიან რაოდენობას ყველა ნაკადში.
ორგანიზაციაში დოკუმენტურ ნაკადებთან მუშაობის გაუმჯობესება
ამ სამუშაოს გასაუმჯობესებლად აუცილებელია მთელი დოკუმენტაციის პროცესის შესწავლა, მკაფიო რეკომენდაციების ჩამოყალიბება, რაც პროცესს ტექნოლოგიურად კომპეტენტურს ხდის: ამოიღეთ დუბლირება დოკუმენტებთან მუშაობისას, გამორიცხეთ დოკუმენტის დამტკიცება განყოფილებების მიერ, რომლებიც არ არიან დაკავშირებული მასთან. რაც უფრო დიდია დოკუმენტების ნაკადი, მით უფრო დატვირთულია ორგანიზაციის ადმინისტრაციული აპარატი, ან თუნდაც მისი უმეტესი ნაწილი.
პერსონალის დოკუმენტებთან მუშაობის გაუმჯობესების ერთ-ერთი მთავარი პუნქტია მათი პროფესიული მომზადების დონე დოკუმენტების ნაკადის ყველა ეტაპზე, პერსონალის ოპტიმალური დატვირთვა, თითოეულ განყოფილებაში დოკუმენტთან მუშაობის მკაფიო რეგულირება.
რეგულაცია და სტანდარტიზაცია დოკუმენტების დიდი ნაკადებით შესაძლებელს ხდის მექანიზაციისა და საოფისე ავტომატიზაციის გამოყენებას, დოკუმენტებთან მომუშავე თანამშრომლების ოპტიმალურ რაოდენობამდე შემცირებას.
სამწუხაროდ, ინფორმაცია დოკუმენტების ნაკადების მოცულობის შესახებ, როგორც წესი, არ არის შეფასებული ბუღალტრული აღრიცხვის არასრულყოფილი მეთოდების გამო.
ძირითადითანამედროვეობის მოთხოვნები დოკუმენტის ნაკადისთვის
- რეგულარულობა. ნებისმიერი გადატვირთულობა ან წარუმატებლობა ინფორმაციის ნაკადში ადამიანის საქმიანობაში იწვევს მთლიანი სისტემის დარღვევას. საბუთების მოცულობის გაზრდა წინასწარ უნდა იყოს გათვალისწინებული და დაგეგმილი.
- კონტროლირება. ინფორმაციის ნაკადის მართვა შესაძლებელია და უნდა იყოს. საოფისე სისტემა უნდა იყოს არა მხოლოდ სტაბილური, არამედ მოქნილი ექსპლუატაციაში; პერსონალი უნდა იყოს საყოველთაოდ მომზადებული ყველა საოფისე ოპერაციებში.
- მუშაობის პროცესის ეფექტურობის მუდმივი გაუმჯობესება შრომის რაციონალიზაციის, მექანიზაციისა და ავტომატიზაციის გზით.
- დოკუმენტების გადაადგილების მარშრუტულ-ტექნოლოგიური რუქების რეგულარული შედგენა და განახლება ვადების, შემსრულებლების და ა.შ. მითითებით.
- დოკუმენტების სტანდარტიზაცია, მათი დამუშავების მეთოდები, სათანადო დაარქივება, თითოეული დოკუმენტისთვის შენახვის ადგილების განსაზღვრა აჩქარებს დოკუმენტების ძიებას და მათთან მუშაობას.
