შიდა კონტროლმა და აუდიტმა უნდა დაიკავოს ადგილი ნებისმიერ კომპანიაში, რომელსაც აქვს შეზღუდული რესურსები და არ სურს გაკოტრება. რუსეთის უკიდეგანოში, ეს ასპექტი არ კარგავს აქტუალობას როგორც საკანონმდებლო, ისე ინსტიტუციური და პროფესიული თვალსაზრისით. რა არის შიდა აუდიტის ორგანიზაცია?
ტერმინოლოგიასთან საქმე
მოდი ყურადღება მივაქციოთ ძირითად ცნებებს და პირველ რიგში გავაანალიზოთ რა არის შიდა აუდიტი. ეს ფრაზა გამოიყენება ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტებით რეგულირებული აქტივობების აღსანიშნავად სტრუქტურისა და მართვის ერთეულების მუშაობის სხვადასხვა ასპექტების კონტროლისთვის, რომელსაც ახორციელებენ უფლებამოსილი ორგანოს წარმომადგენლები დადგენილ ფარგლებში.
ინფორმაციის საბოლოო მომხმარებელი შეიძლება იყოს დირექტორთა საბჭო, აქციონერთა ან კომპანიის წევრების საერთო კრება, აღმასრულებელი ორგანო და ასე შემდეგ.
მიღწეული მიზანია დაეხმაროს მენეჯმენტს სისტემის სხვადასხვა ელემენტების ეფექტურად გაკონტროლებაში. მთავარი ამოცანა -მიაწოდოს სანდო ინფორმაცია სხვადასხვა საკითხებზე, რომლებიც საინტერესოა. შიდა აუდიტორები ასრულებენ ზოგად ფუნქციებს:
- შეაფასეთ კონტროლის სისტემის(ების) ადეკვატურობა. ეს გულისხმობს ბმულების შემოწმების ჩატარებას, დასაბუთებული და გონივრული წინადადებების მიწოდებას, რომლებიც მიმართულია გამოვლენილი ხარვეზების აღმოფხვრაზე, ასევე რეკომენდაციების მომზადებას მენეჯმენტის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით.
- შეფასება შესრულების. იგი გულისხმობს საექსპერტო შეფასებების წარდგენას ორგანიზაციების ფუნქციონირების სხვადასხვა ასპექტზე, ასევე დასაბუთებული წინადადებების მიწოდებას მათი გაუმჯობესების კუთხით.
სახეობების მრავალფეროვნება
რა შეიძლება იყოს შიდა აუდიტის სისტემა? მონიშვნა:
- მენეჯმენტის სისტემის(ების) ფუნქციონალური აუდიტი. იგი ტარდება ეკონომიკური საქმიანობის ნებისმიერი ნაწილის პროდუქტიულობისა და ეფექტურობის შესაფასებლად.
- ჯვარედინი ფუნქციური აუდიტი. აფასებს სხვადასხვა ამოცანების შესრულების ხარისხს, ასევე ქვეყანაში ურთიერთდაკავშირებასა და ურთიერთქმედებას.
- მენეჯმენტის სისტემების ორგანიზაციული და ტექნოლოგიური აუდიტი. იგი ნაჩვენებია სხვადასხვა ბმულზე კონტროლის განხორციელებაში. მენეჯმენტთან დაკავშირებული ყველაფერი საინტერესოა. განსაკუთრებული ყურადღება ეთმობა ტექნოლოგიურ და/ან ორგანიზაციულ რაციონალურობას.
- საქმიანობების აუდიტი. ის გულისხმობს ობიექტური გამოკითხვის ჩატარებას და სამუშაოს ყველა სფეროსა და მიმდინარე პროექტების ყოვლისმომცველ ანალიზს გაუმჯობესების შესაძლებლობების გამოვლენის მიზნით. გარდა ამისა,შეიძლება დაიწყოს იმ ელემენტების შემოწმება, რომლებიც ორგანიზაციას აკავშირებს გარე გარემოსთან. მაგალითები მოიცავს პროფესიულ კავშირებს, იმიჯს და მსგავსებს. აქ აუდიტორებს აწყდებათ ორგანიზაციის მუშაობის ძლიერი და სუსტი მხარეების პოვნა და მაღალი დონის სისტემებში მისი პოზიციის სტაბილურობისა და განვითარებისა და ზრდის პერსპექტივების შეფასების საკითხი.
- თუ აუდიტი ჩატარდება ერთდროულად ოთხ წინა პუნქტზე, მაშინ იგი ინიშნება როგორც ორგანიზაციის მართვის სისტემის ყოვლისმომცველი აუდიტი.
- რეგულაციებთან შესაბამისობის შემოწმება. ამ შემთხვევაში დგინდება, დაცულია თუ არა ორგანიზაციული სტრუქტურის მმართველი ორგანოების კანონები, დებულებები და მითითებები.
- შესაბამისობის შემოწმება. იგი გულისხმობს თანამდებობის პირთა საქმიანობაზე კონტროლის განხორციელებას მათი რაციონალურობის, გონივრულობის, მიზანშეწონილობის, სარგებლიანობის, მათი გადაწყვეტილებების მართებულობის თვალსაზრისით.
სისტემის აგების თეორიული ასპექტი
ასე რომ, ჩვენ განვიხილეთ თეორიული პუნქტები. მაგრამ როგორ ყალიბდება შიდა აუდიტის სამსახური? თავდაპირველად ადმინისტრაცია შეიმუშავებს კომპანიის პოლიტიკას და შესრულებადი პროცედურებს. მაგრამ პერსონალს ყოველთვის არ შეუძლია მათი გაგება, ისინი ხშირად უბრალოდ უგულებელყოფენ მათ და მენეჯერებს ზოგჯერ არ აქვთ საკმარისი დრო, რათა დროულად შეამოწმონ და აღმოაჩინონ ხარვეზები. სწორედ ამ მიზნით იქმნება შიდა აუდიტის სამსახური. მათი ამოცანაა დაეხმარონ მენეჯერებს კონტროლის საკითხებში, უზრუნველყონ დაცვა სამსახურებრივი უფლებამოსილების ბოროტად გამოყენებისა და შეცდომებისგან, გამოავლინონ რისკის სფეროები და მუშაობა.სამომავლო ნაკლოვანებების ან ნაკლოვანებების აღმოფხვრაზე. გარდა ამისა, მათ შეუძლიათ დაეხმარონ მართვის სისტემებში სისუსტეების იდენტიფიცირებას და აღმოფხვრას. ეს ყველაფერი უნდა განიხილებოდეს უმაღლეს ხელისუფლებასთან, რისთვისაც გროვდება ინფორმაცია.
სისტემის აგების ეტაპები
ვთქვათ, რომ ჩვენ უნდა უზრუნველვყოთ მაღალი ხარისხის და სრული შიდა აუდიტი საწარმოში. ამისათვის თქვენ უნდა მოაწყოთ მრავალსაფეხურიანი პროცესი, რომელიც მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს:
- კრიტიკული ანალიზი, რასაც მოჰყვება ორგანიზაციის ფუნქციონირების ადრე განსაზღვრული ეკონომიკური მიზნების შედარება, სტრუქტურის სტრატეგია და ტაქტიკა, მიღებული მოქმედების კურსი, შესაძლებლობები.
- გაუმჯობესებული ბიზნეს კონცეფციის შემუშავება და დოკუმენტირება, რომელიც ასახავს ყველა საჭიროებას და საჭიროებას. ის ასევე უნდა ითვალისწინებდეს ღონისძიებების ერთობლიობას, რომელიც საშუალებას მისცემს მომავალში წარმატებით განხორციელდეს და განვითარდეს. გარდა ამისა, აუცილებელია ყურადღება მიაქციოთ ყველაზე მნიშვნელოვან პუნქტებს. მათთვის შეიძლება მომზადდეს ცალკეული დებულებები, რომლებიც გავლენას მოახდენს პერსონალზე, ბუღალტრულ აღრიცხვაზე, მიწოდებაზე, მარკეტინგზე, ინოვაციაზე, წარმოებასა და ტექნოლოგიაზე, ფინანსურ და საინვესტიციო პოლიტიკაზე. ისინი უნდა ეფუძნებოდეს თითოეული ელემენტის ღრმა ანალიზს და აირჩიონ ყველაზე შესაფერისი ვარიანტები ორგანიზაციისთვის.
- მიმდინარე სტრუქტურის ეფექტურობის ანალიზი შემდგომი კორექტირებით. მუშავდება დებულება, რომელიც გავლენას ახდენს ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე, რომელშიც აუცილებელია ყველა ორგანიზაციული რგოლის აღწერა, ადმინისტრაციული, ფუნქციური და მეთოდოლოგიური მითითებით.დაქვემდებარება, საქმიანობის სფეროები, შესრულებული ფუნქციები, ურთიერთობების რეგულაციები. ასევე შექმნილია სამუშაო პროცესის სქემა.
- შიდა აუდიტის განყოფილების შექმნა.
- სტანდარტული პროცედურების შემუშავება. ითვალისწინებს ფორმალური ინსტრუქციების შექმნას კონკრეტული ეკონომიკური და ფინანსური ოპერაციების კონტროლისთვის. ისინი აუცილებელია ინფორმაციის ხარისხის (სანდოობის) დონის შესაფასებლად, რესურსების ეფექტური მართვისა და სპეციალისტებს შორის ურთიერთობების გასაუმჯობესებლად.
რატომ არის საჭირო შიდა კონტროლი და აუდიტი?
ასეთი გადაწყვეტილების მიზანშეწონილობა შეიძლება გამოიხატოს შემდეგ თეზისებში:
- საშუალებას აძლევს აღმასრულებელ ორგანოს უზრუნველყოს ეფექტური კონტროლი ორგანიზაციის ცალკეულ განყოფილებებზე.
- აუდიტორების მიერ განხორციელებული მიზნობრივი შემოწმებები და ანალიზი შესაძლებელს ხდის წარმოების რეზერვების იდენტიფიცირებას და ეფექტურობის გაზრდის საფუძვლის ჩაყრას, ისევე როგორც განვითარების ყველაზე პერსპექტიულ სფეროებს.
- სპეციალისტები, რომელთა მხრებზე კონტროლის განხორციელება ხშირად ასრულებენ საკონსულტაციო ფუნქციებს ბუღალტრული აღრიცხვისა და ფინანსური და ეკონომიკური სერვისების მიმართ, ასევე ძირითადი ორგანიზაციის, მისი ფილიალებისა და შვილობილი კომპანიების თანამდებობის პირები.
ასეთ შემთხვევებში, როგორც წესი, გამოიყენება ერთი ზოგადი სქემა მაქსიმალური დაფარვისა და ეფექტურობის უზრუნველსაყოფად. ასე გამოიყურება:
- იდენტიფიცირებული და მკაფიოდ განსაზღვრულია შიდა აუდიტის დეპარტამენტის მიერ განსახილველი საკითხების კონკრეტული სპექტრი. მათთვის იქმნება მიზნების სისტემა, შესაბამისიკომპანიის პოლიტიკა.
- დასახულია მიზნების მისაღწევად აუცილებელი ძირითადი ფუნქციები.
- იგივე ტიპის ინდიკატორების ჯგუფებად გაერთიანება და მათ საფუძველზე სტრუქტურული ერთეულების შექმნა, რომლებიც სპეციალიზირებულია მათ დამუშავებაში, განხორციელებასა და მიღწევაში.
- მუშავდება ურთიერთობის სქემა, რომელიც განსაზღვრავს მოვალეობებს, უფლებებსა და მოვალეობებს. ეს უნდა დამუშავდეს თითოეული სტრუქტურული ერთეულისთვის, შედეგის დოკუმენტირება რეგლამენტებსა და სამუშაო აღწერილობებში.
- სისტემის ყველა ელემენტის კავშირი ერთ მთლიანობად. ორგანიზაციული სტატუსის განსაზღვრა.
- შიდა აუდიტის დეპარტამენტის ინტეგრაცია საწარმოს მართვის სტრუქტურის სხვა ნაწილებში.
- შიდა სამუშაო სტანდარტების შემუშავება.
ამის შემდეგ შეგვიძლია ვისაუბროთ შიდა აუდიტის ჩატარებაზე.
პრინციპებისა და მოთხოვნების შესახებ
რა უნდა გაკეთდეს ეფექტური სისტემის მისაღებად? ამისათვის აუცილებელია შემდეგი პუნქტების დაცვა:
- პასუხისმგებლობის პრინციპი. მასში ნათქვამია, რომ როდესაც არის შიდა აუდიტი, აუდიტის ჩამტარებელმა პირმა (ადამიანთა ჯგუფმა) უნდა აგოს დისციპლინური, ადმინისტრაციული და ეკონომიკური პასუხისმგებლობა თავისი მოვალეობების არაჯეროვნად შესრულებისთვის.
- ბალანსის პრინციპი. განუყოფლად არის დაკავშირებული წინასთან. მასში ნათქვამია, რომ აუდიტორს არ შეიძლება მიეცეს საკონტროლო ფუნქციები მათი განხორციელების საშუალებების გარეშე. ასევე, არ უნდა გაიცეს ზედმეტი არაფერი, რაც არ იქნება გამოყენებული სამუშაო აქტივობაში.
- გადახრების დროული მოხსენების პრინციპი. მისი თქმით, შიდა აუდიტის დროს გამოვლენილი ნებისმიერი დამატებითი ინფორმაცია რაც შეიძლება მალე უნდა გადავიდეს მენეჯმენტის ლინკზე. თუ ეს მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება და არასასურველი გადახრები გამწვავდება, მაშინ კონტროლის მნიშვნელობა იკარგება.
- კორესპონდენციის პრინციპი მართულ და მმართველ სისტემებს შორის. მასში ნათქვამია, რომ კონტროლის სისტემა უნდა იყოს საკმარისად მოქნილი, რათა უზრუნველყოს მონაცემთა ეფექტური და ადეკვატური გადამოწმება.
- სირთულის პრინციპი. მასში ნათქვამია, რომ სრულფასოვანი შიდა კონტროლი და აუდიტი უნდა მოიცავდეს სხვადასხვა ტიპის ობიექტებს.
- მოვალეობების გამიჯვნის პრინციპი. ის ითვალისწინებს ფუნქციების განაწილებას სპეციალისტებს შორის ისე, რომ მინიმუმამდე დაიყვანოს უფლებამოსილების ბოროტად გამოყენება და არ მისცეს ინდივიდებს პრობლემური ფაქტების დამალვის უფლება.
- დამტკიცებისა და ნებართვის პრინციპი. იგი ითვალისწინებს, რომ უზრუნველყოფილი უნდა იყოს ყველა მიმდინარე ფინანსური და ეკონომიკური ოპერაციების ოფიციალური კოორდინაცია შესაბამისი თანამდებობის პირების მიერ მათი უფლებამოსილების ფარგლებში.
ძირითადი მოთხოვნები წარმატებისთვის
ჩვენ უკვე საკმაოდ კარგად გავაშუქეთ შიდა აუდიტი. ეფექტურობის დონის ასამაღლებლად საჭირო თვისებებია:
- დარღვევის საჩივარი. ითვალისწინებს სპეციფიკური პირობების შექმნის აუცილებლობას, რომელიც ორგანიზაციას ან მის თანამშრომელს (მათ ჯგუფს) არახელსაყრელ მდგომარეობაში აყენებს და ასტიმულირებს გადახრების აღმოფხვრას.
- პირველადი კონტროლის ზედმეტად კონცენტრაციის თავიდან აცილება ერთ ადამიანზე, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს არასწორი შეტყობინებები და/ან ბოროტად გამოყენება.
- მოითხოვს ადმინისტრაციის ინტერესს. უზრუნველყოფილი უნდა იყოს კონტროლისა და მენეჯმენტის თანამდებობის პირების სამართლიანი და ურთიერთთანამშრომლობა.
- მოთხოვნა შიდა კონტროლის მეთოდოლოგიის შესაფერისობის (მიღებულობის). ითვალისწინებს, რომ მიზნები და ამოცანები უნდა იყოს რაციონალური და მიზანშეწონილი, ისევე როგორც შესრულებული ფუნქციების განაწილება.
- მოთხოვნა უწყვეტი გაუმჯობესებასა და განვითარებაზე. დროთა განმავლობაში, ყველაზე მოწინავე მეთოდებიც კი მოძველებულია. ამიტომ, სისტემა უნდა იყოს მოქნილი და ადაპტირებული ახალ ამოცანებთან, კორექტირების შემთხვევაშიც კი.
- პრიორიტეტული მოთხოვნა. უმნიშვნელო ოპერაციებზე კონტროლი არ უნდა გადაიტანოს ყურადღება მართლაც მნიშვნელოვანი ამოცანებისგან.
- არასაჭირო კონტროლის საფეხურების გამორიცხვა. აუცილებელია აქტივობების რაციონალურად ორგანიზება, დამატებითი სახსრებისა და შრომის დახარჯვის გარეშე.
- ერთი პასუხისმგებლობის მოთხოვნა. მოქმედებისა და დაკვირვების მოთხოვნა უნდა იყოს ერთი ცენტრიდან (ინდივიდუალური ან კონკრეტული ჯგუფი).
- რეგულაციის მოთხოვნა. შიდა ზედამხედველობის სისტემის ეფექტურობა პირდაპირ დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა და რამდენი პრობლემა იყო გათვალისწინებული მარეგულირებელი დოკუმენტაციით.
- მოთხოვნა პოტენციური ფუნქციური ჩანაცვლებისთვის. თუ ერთი შიდა კონტროლის სუბიექტი დროებით გამოეთიშა განხილვის პროცესს, ეს არ უნდა უარყოფითად იმოქმედოს პროცედურებზე ან შეაფერხოს საქმიანობა.
ეფექტურობისა და ეფექტურობის შესახებ
გარე და შიდა აუდიტის შედარებისას წარმოიქმნება ორი მნიშვნელოვანი ბანაკი, თითოეულს აქვს საკუთარი ხედვა იმის შესახებ, თუ რა არის ყველაზე შესაფერისი. ისინი ამტკიცებენ თავიანთ პოზიციებს საკმაოდ მძიმე არგუმენტებით. ამრიგად, კარგი შიდა აუდიტი შეიძლება დაფუძნდეს ორგანიზაციის შიდა მექანიზმების ცოდნაზე და გამოავლინოს მრავალი პოტენციურად საშიში ან პერსპექტიული პუნქტი, ხოლო გარე სპეციალისტების ჩართვა საშუალებას იძლევა მინიმუმამდე დაიყვანოს პირადი სიმპათია და უზრუნველყოს აუდიტის მიუკერძოებლობა. ზოგადად, თითოეული ორგანიზაცია, გარემოებიდან გამომდინარე, იღებს დამოუკიდებელ გადაწყვეტილებას იმის შესახებ, თუ ვისი სერვისები გამოიყენოს, მაგრამ მენეჯერების გადასაწყვეტია მათი მუშაობის შედეგის გაუმჯობესება.
როგორ გავაუმჯობესოთ შიდა კონტროლის შესრულება?
ჩვენ ყველას გვინდა მეტი ნაკლები რესურსით. შესაძლებელია თუ არა შიდა აუდიტის პროცესის გათვალისწინება და მისი ეფექტურობის გაზრდა? საკმაოდ. რა უნდა გაკეთდეს ამისთვის? უმარტივესი ვარიანტია ეთიკური ნორმებისა და პროფესიული სტანდარტების შემუშავება. თუ ისინი ადეკვატურია, მაშინ მათი ერთ-ერთი დაცვა საშუალებას მოგცემთ მიაღწიოთ სამუშაოს მაღალ ხარისხს.
გარდა ამისა, უფროსმა მენეჯმენტმა პერიოდულად უნდა აუდიტი შიდა კონტროლის სისტემას. რა უნდა გააკეთონ ინსპექტორებმა? როგორია მათი იდეალური პორტრეტი? შიდა აუდიტორთა ინსტიტუტი აშშ-ში 1941 წლიდან ფუნქციონირებს. რუსეთის ფედერაციაში ეს სტრუქტურა ახლახან იწყებს ფორმირებას, ამიტომ ვიყენებთ უცხოელი კოლეგების გამოცდილებას. შიდა აუდიტორთა ინსტიტუტიგასცა არაერთი სარეკომენდაციო დოკუმენტი, რომელშიც მთავარი ფსონი არის:
- დამოუკიდებლობა. იგულისხმება მათი მოვალეობის მიუკერძოებლობა და ობიექტური განსჯის გამოხატვა. ამავდროულად, თქვენ არ გჭირდებათ დაეყრდნოთ კოლეგების განსჯას.
- ობიექტურობა. ეს პუნქტი პირდაპირ გამომდინარეობს წინადან. ობიექტურობა მოითხოვს, რომ სამუშაო შესრულდეს ოსტატობითა და მთლიანობით. მოხსენების შედგენისას სპეციალისტმა მკაფიოდ უნდა გამოყოს ფაქტი სპეკულაციისაგან.
- ერთგულება. ეს გულისხმობს, რომ შიდა აუდიტორები შეგნებულად არ უნდა ჩაერთონ არასათანადო ან უკანონო ქმედებებში, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს შედეგების დისკრედიტაცია.
- პასუხისმგებლობა. ვარაუდობენ, რომ სპეციალისტმა სამუშაო უნდა შეასრულოს მხოლოდ საკუთარი შესაძლებლობებისა და პროფესიული კომპეტენციის ფარგლებში. მან ასევე უნდა აგოს პასუხი თავის ქმედებებზე.
- კონფიდენციალურობა. სამსახურებრივი მოვალეობის შესრულებისას მოპოვებული ინფორმაციის გამოყენებისას სიფრთხილეა საჭირო.
საბოლოო მაგალითი
ეს სტატიის დასასრულია. ჩვენ უკვე განვიხილეთ რა არის შიდა აუდიტი. მაგალითი გააძლიერებს მიღებულ ცოდნას. ვთქვათ, გვაქვს კომერციული სტრუქტურა. მოულოდნელად, შემოსავლის ვარდნა იწყება, თუმცა დატვირთვა და ბრუნვა არ შეცვლილა. მიზეზის გასარკვევად იწყება შიდა ფინანსური აუდიტი. თავდაპირველად, არსებობს დოკუმენტაციის გაცნობა, რომელიც აღწერს სახსრების მოძრაობას,ოპერაციები და მსგავსი. შესწავლილია დიზაინის სისწორე და გაყალბების ნიშნების არარსებობა. თუ ამ შემთხვევაში საეჭვო ვერაფერი მოიძებნა, მაშინ შიდა ფინანსური აუდიტი გადადის რეალურ ვითარებასა და დოკუმენტაციაში ასახულ სიტუაციაზე შეჯერების ეტაპზე. მაგალითად, ის ამოწმებს საწყობში, ნამდვილად არსებობს თუ არა მითითებული მასალები, ბლანკები, აღჭურვილობა. ასევე ყურადღება ექცევა სახარჯო მასალას. ასე რომ, თუ ერთი მანქანა დღეში 100 კილომეტრს გადის და ამავდროულად ახერხებს 50 ლიტრი ბენზინის დახარჯვას, ეს საეჭვო უნდა იყოს. აუცილებელია ყურადღებით შეისწავლოს დეფიციტის, ნარჩენების და ქურდობის წარმოშობის ყველა შესაძლო ასპექტი. შიდა აუდიტის დასრულების შემდეგ, დოკუმენტაცია დაუყოვნებლივ უნდა წარედგინოს უფროს მენეჯმენტს, რათა თავიდან აიცილოს გამოვლენილი საკითხების გამწვავება და ხელი შეუწყოს ადეკვატური სწრაფი მაკორექტირებელი ქმედებების მიღებას.
